Bei der Arbeit im Archiv gehören Organisation und Logistik zu den ständigen Aufgaben. Dies trifft besonders auch auf das Stadtarchiv Biel zu, wo die Akten auf mehrere, räumlich voneinander getrennte Standorte verteilt sind. Keines der fünf Magazine bietet ausreichende Arbeitsbedingungen für die Erschliessung und Verpackung von Archivalien. Neben fehlendem Platz und Tageslicht machen sich nun auch die sinkenden Temperaturen in den unbeheizten Magazinräumen bemerkbar, weshalb längeres Arbeiten in diesen Bereichen gerade im Winterhalbjahr nicht möglich ist. Akten, die sich in unterirdischen und kalten Magazinen befinden, werden zur Bearbeitung in den Lesesaal des Stadtarchivs transportiert. Das kostet Zeit und bedeutet, dass der Lesesaal vorübergehend für Benutzerinnen und Benutzer nur eingeschränkt zugänglich ist. Jedoch rechtfertigt die gesteigerte Effizienz den Aufwand und die Einschränkungen.
Die fertig bearbeiteten Bestände müssen wiederum auf die verschiedenen Magazine verteilt werden. Dabei wird darauf geachtet, dass die vorhandenen Regalflächen optimal genutzt und die am häufigsten konsultierten Bestände am Hauptstandort eingelagert werden. Neben Computern und Schreibzeug sind daher Kisten, Rollbretter, Fahrzeug und Verladerampe unverzichtbare Begleiter unserer Arbeit.