L’organisation et la logistique font partie des tâches récurrentes dans un service d’archives. Et cela est particulièrement vrai pour les Archives municipales de Bienne, où les documents sont répartis sur plusieurs sites, géographiquement séparés les uns des autres. Aucun des cinq dépôts n’offre des conditions de travail satisfaisantes pour ce qui est de l’inventaire et du conditionnement des documents à archiver. Manque de place, lumière du jour insuffisante et températures en baisse dans les dépôts non chauffés ne permettent pas d’y travailler très longtemps durant les mois d’hiver. C’est pourquoi les documents qui se trouvent dans ces locaux au sous-sol sont transportés jusqu’à la salle de lecture des Archives municipales en vue de leur traitement. Cela coûte de l’énergie et du temps et signifie aussi que les utilisatrices et utilisateurs n’ont plus qu’un accès limité à la salle de lecture. Toutefois, le gain d’efficacité justifie cette charge de travail supplémentaire et les restrictions d’utilisation.
Une fois entièrement traités, les fonds doivent à nouveau être répartis entre les différents dépôts. Nous veillons alors à remplir les étagères de la manière la plus optimale possible et à stocker les fonds les plus consultés dans le site principal. C’est pourquoi, en dehors des ordinateurs et des crayons, les caisses, planches à roulettes, véhicules et rampes de chargement sont des incontournables de notre métier.