Gut organisiert ist halb bearbeitet

Bei der Arbeit im Archiv gehören Organisation und Logistik zu den ständigen Aufgaben. Dies trifft besonders auch auf das Stadtarchiv Biel zu, wo die Akten auf mehrere, räumlich voneinander getrennte Standorte verteilt sind. Keines der fünf Magazine bietet ausreichende Arbeitsbedingungen für die Erschliessung und Verpackung von Archivalien. Neben fehlendem Platz und Tageslicht machen sich nun auch die sinkenden Temperaturen in den unbeheizten Magazinräumen bemerkbar, weshalb längeres Arbeiten in diesen Bereichen gerade im Winterhalbjahr nicht möglich ist. Akten, die sich in unterirdischen und kalten Magazinen befinden, werden zur Bearbeitung in den Lesesaal des Stadtarchivs transportiert. Das kostet Zeit und bedeutet, dass der Lesesaal vorübergehend für Benutzerinnen und Benutzer nur eingeschränkt zugänglich ist. Jedoch rechtfertigt die gesteigerte Effizienz den Aufwand und die Einschränkungen.

Bild 1: Für den Transport stülpen wir den Transportharassen unsere selbst entwickelten Schutzhüllen über. Sie dienen als Witterungs- und Sichtschutz.

Die fertig bearbeiteten Bestände müssen wiederum auf die verschiedenen Magazine verteilt werden. Dabei wird darauf geachtet, dass die vorhandenen Regalflächen optimal genutzt und die am häufigsten konsultierten Bestände am Hauptstandort eingelagert werden. Neben Computern und Schreibzeug sind daher Kisten, Rollbretter, Fahrzeug und Verladerampe unverzichtbare Begleiter unserer Arbeit.

Das Projekt geht in die Schlussphase

Während der vergangenen Monate wurden grosse Mengen Archivalien identifiziert, geordnet, verzeichnet und vom Stadtarchiv geprüft: Unterlagen von den Schulen, von Schulamt und Personalamt, von der Volkshausgenossenschaft, von verschiedenen Theaterkommissionen sowie von der Abteilung Organisation und Informatik.

In den kommenden Wochen geht es nun darum, diese total 150 Laufmeter Akten noch für die dauerhafte Aufbewahrung zu verpacken. Dabei ist jedoch nicht nur Fleiss und Tempo gefordert, sondern vor allem auch grosse Konzentration und präzises Arbeiten, gilt es doch die Dossiers und Bände auch mit genau der richtigen im Archivinformationssystem hinterlegten Signatur (Nummer) zu beschriften, damit sie nachher für Konsultationen zuverlässig und rasch wiederaufgefunden werden können.

Bild 1: Eine Mitarbeiterin von AREDIS bei der Verpackungsarbeit

Vom Suchen und Wiederauffinden

Unterlagen, die erschlossen sind, können dank den Beschreibungen von Serien und Dossiers systematisch durchsucht werden. Systematisch durchsuchbare Akten erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Informationen zu einem Thema, Ort etc. in grossen und verschiedenartigen Archivbeständen zu finden. So werden verschiedene Perspektiven auf ein Thema ersichtlich. Zudem können bei einer Suche unerwartete Themenbereiche gefunden werden.

Mit dem Fortschreiten des Projekts wächst der Anteil systematisch durchsuchbarer Akten laufend. Nach den Akten zahlreicher Kommissionen und jenen des Baubereichs gehören seit kurzem auch die Archivalien des Bieler Polizeiwesens dazu.

Folgendes Beispiel einer Suche nach Unterlagen zu einer Strasse illustriert dies anschaulich: Eine Suche in den Feldern «Titel» und «Inhalt» nach dem Begriff «Madretschstrasse» ergibt total 15 Treffer in 7 Beständen:

  • 4 Dossiers im Bestand «Tiefbauamt»
  • 3 Dossiers im Bestand «Hochbauamt»
  • 3 Dossiers im Bestand «Baudirektion»
  • 2 Dossiers im Bestand «Stadtgärtnerei»
  • 1 Dossier im Bestand «Polizei-Inspektorat»
  • 1 Dossier im Bestand «Strassenbeitragskommission»
  • 1 Dossier im Bestand «Postkartensammlung Vuille»
Bild 1: Trefferliste der Suche nach «Madretschstrasse» im Archivinformationssystem (AIS) des Stadtarchivs

Nebst Aspekten der Planung und des Baus von Strassen und deren Begleitinfrastrukturen, geben die Akten im Stadtarchiv auch Auskunft über Sperrungen, Verbote und Lärmfragen zu einzelnen Strassen.

Bild 2: Das Dossier mit der Signatur AB.39.3.86 enthält Informationen aus dem Zeitraum 1962-1983 zu Land, welches die Stadt für den Bau der Madretschstrasse erworben hat und zu Beiträgen, die von den angrenzenden Landeigentümern beigesteuert wurden.

Vom Bewerten und Vernichten

Ohne Vergessen keine Erinnerung: Nur wer vergisst, kann Ordnung in seine Erinnerungen bringen. Dieses Bonmot gilt in besonderem Masse für Archive, denn im Gegensatz zum menschlichen Gedächtnis sollten sie Erinnerungen auf ewig bewahren. Archive können aber nur dann gebildet und gepflegt werden, wenn – in Analogie zum Vergessen – auch vernichtet wird.

Das Vernichten von Dokumenten ist jedoch nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn es gilt, oftmals schwierige (und irreversible) Entscheidungen zu treffen. Wir Archivfachleute sprechen vom «Bewerten». Es gibt rechtliche Aufbewahrungspflichten, die einzuhalten sind und es existieren Dokumentationsinteressen der städtischen Verwaltungsstellen, die berücksichtigt werden müssen. Es gilt, unterschiedlichste und sich im Laufe der Zeit ändernde Forschungsinteressen zu befriedigen. Akteneinsichtsrechte der Bürgerinnen und Bürger sind ebenso zu erfüllen wie dem Datenschutz gerecht werden muss. Zu guter Letzt gilt es auch, mit dem knappen Platzangebot in den Magazinräumen haushälterisch umzugehen.


Bild 1: Kassationsbericht der Akten des Polizei-Inspektorats. Jede Aktenvernichtung wird dokumentiert und begründet.

Ist ein Bewertungsentscheid gefasst, wird dieser in einem Bericht verschriftlicht. Denn Transparenz und Nachvollziehbarkeit gelten auch für Archive: Sie müssen der Nachwelt dokumentieren, welche Unterlagen zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund vernichtet worden sind. Erst jetzt werden die Unterlagen vernichtet, d.h. direkt in Kehrichtverbrennung gefahren, damit keine vertraulichen Informationen unkontrolliert in die Öffentlichkeit gelangen können. Diesen Prozess der kontrollierten und dokumentierten Vernichtung von Unterlagen nennen die Archivarinnen und Archivare «Kassation».

Im bisherigen Verlauf dieses Projekts wurden in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv Biel bereits rund 54 Laufmeter – oder 109 Umzugskisten mit Akten für nicht archivwürdig bewertet und entsorgt.

Bild 2: Zum Abtransport in die Kehrichtverbrennung bereitstehende Kisten im Magazin 3 des Stadtarchivs.

Archivalien der Bereiche Bau und Infrastruktur erschlossen und zur Nutzung bereit

Seit kurzem stehen im Stadtarchiv rund 35 Laufmeter Akten aus den Bereichen Bau und Infrastruktur für Recherche und Konsultation bereit. Es handelt sich um Aktenbestände der ehemaligen Verwaltungseinheiten Tiefbauamt, Hochbauamt, Baudirektion, Stadtbauamt, Stadtplanungsamt, Strassenbeitragskommission sowie der Stadtgärtnerei aus dem gesamten 20. Jahrhundert. Ebenfalls dabei sind Unterlagen aus den Anfängen der städtischen Bauverwaltung im 19. Jahrhundert sowie Unterlagen zum städtischen öffentlichen Verkehr.

Damit ist ein wichtiger Meilenstein im Projekt erreicht, da so einer der Kernbestände des Stadtarchivs zugänglich wird, welcher erfahrungsgemäss häufig nachgefragt wird – sei es von Seiten der städtischen Verwaltung, der Forschung oder der breiten Öffentlichkeit.

Bild 1: 35 Laufmeter Akten zum Thema Bau und Infrastruktur warten auf die Konsultation.

Patent Ochsner in Biel

Die von Jakob Ochsner 1904 entwickelte Normierung von Kehrichteimern und Kehrichtwagen hatte grossen Einfluss auf die Abfallentsorgung in den Städten. Das «System Ochsner» wurde bis in die 1970er Jahre in zahlreichen schweizerischen Städten verwendet. Die standardisierten Mülleimer – ab 1920 mit Deckel ausgerüstet, ab 1930 patentiert und mit dem Schriftzug «Patent Ochsner» versehen – mussten von sämtlichen Haushalten verwendet werden, damit die effiziente Entleerung mit speziellen Seitenlader-Fahrzeugen ihre Wirkung entfalten konnte. Welche Vorschriften, Vorkehrungen und Anschaffungen in Biel hierfür notwendig waren, dokumentiert ein Dossier im Bestand Baudirektion 1918-2013.

Bereits das städtische Kehrichtabfuhr-Reglement vom 20. Juli 1915 legte fest: «Im Interesse der Hygiene werden zur möglichst staubfreien Abfuhr des Hauskehrichts gedeckte Kehrichtabfuhrwagen mit speziell zudienenden Gefässen eingeführt.» Die Einführung einer gedeckten Abfuhr sollte sich jedoch während der folgenden Kriegsjahre verzögern.

Die in einem Stadtratsbeschluss von 1932 vorgesehene Beschaffung einer motorisierten Kehrichtabfuhr mit Wagen und Eimern nach dem System Ochsner scheiterte zunächst an finanziellen Schwierigkeiten. Eingeführt wurde das System 1935, aus Kostengründen jedoch mit von Pferden gezogenen Wagen. Motorisierte Fahrzeuge kamen schliesslich ab 1952 zum Einsatz.

Bild 1 und 2: Vom Pferdezug zum Motor: 1935 wurde die Beschaffung von Abfuhrwagen mit Pferdezug beschlossen. Ab 1952 wurden motorisierte Strassen- und Gewerbekehrichtwagen für die Abfallsammlung eingeführt.

Recycling während der Kriegsjahre
Im Jahr 1940 wurden öffentliche Sammlungen von verwertbaren Altstoffen und Abfällen schweizweit zur gesetzlichen Pflicht. In Biel wurde unter anderem die Sammlung von Küchenabfällen neu organisiert. In den Aussenbezirken Mett, Madretsch und Bözingen wurden Altstoffe und Abfälle durch Schweinehalter gesammelt, im restlichen Stadtgebiet durch konzessionierte Sammlerinnen und Sammler aus Biel.

Bild 3: Foto der ersten Sammlung am 2. Dezember 1940: «Soeben wird das Abfallkesseli einer Hausfrau gelehrt, die mit Interesse die Sammlung von Küchenabfällen hinter dem Ochsnerwagen verfolgt.»

 

Quellen:

Entpacken und neu verpacken – vielfältige Lösungen für vielfältige Probleme

Archive müssen ihre Unterlagen dauerhaft aufbewahren und deren Lesbarkeit auch langfristig garantieren. In diesem Zusammenhang stellen sich ganz besondere Anforderungen an das Verpackungsmaterial. Bundesordner, Plastikmäppchen, Ordnerregister, Transparentfolien und viele der übrigen Materialien, welche in Büros tagtäglich zur Ordnung und Strukturierung von Papierunterlagen benutzt werden, enthalten Stoffe, die entweder nicht beständig sind oder die Papierdokumente langfristig schädigen. Säure, die Papier abbaut, Metalle, die rosten und die in Plastik vorhandenen Weichmacher sind einige der «natürlichen» Feinde von Archivalien. Für die Ordnung der Unterlagen sind diese Büromaterialien allerdings wichtig, dokumentieren sie doch Geschäftszusammenhänge oder helfen Unterlagenserien zu strukturieren. Nicht selten sind auf ihnen zudem relevante Informationen verschriftlicht, welche für das Verständnis der Dokumente unerlässlich sind.

Bild 1: Fast alle gängigen Verpackungen von Unterlagen sind für die Langzeitarchivierung nicht tauglich und müssen deshalb beim Erschliessen der Archivalien entfernt und ersetzt werden.

Im Zuge der Erschliessung werden alle papierschädigenden Materialien aus dem Archivgut entfernt und vernichtet. Um ihre Ordnungs- und Beschreibungsfunktion zu erhalten, werden sie durch schadstoffarme, alkalisch gepufferte und besonders beständige Materialien ersetzt. Diese erfüllen die Normen für Alterungsbeständigkeit von Papier, Karton und Pappe (DIN ISO 9706, DIN ISO 16245).

Das Neuverpacken ist häufig sehr aufwändig. Bei einigen Dossiers sind dazu mehrere Teilschritte notwendig und es kommen verschiedene Verpackungsmaterialien zum Einsatz. Kunststoffregister müssen beispielsweise durch Papierregister ersetzt werden, die Büroklammern sind zu entfernen und Plastikmäppchen werden gegen Umschläge ausgetauscht. Enthält das Dossier zudem noch Fotos oder Präsentationsfolien, so werden erstere in spezielle Fototaschen verpackt, während zweitere auf Papier umkopiert werden müssen. Enthält das entfernte Material wichtige Informationen, wird dieses entweder kopiert und beigelegt oder die Informationen werden von Hand auf das neue Verpackungsmaterial geschrieben. So kann bei der Erschliessung eines einzelnen Dossiers nur schon das Umverpacken der Unterlagen mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Bilder 2, 3: Plastik-Ordnerregister unterteilen Ordner oder Mappen in unterschiedliche Einheiten und enthalten oftmals wichtige Informationen: Wir ersetzen sie durch massgeschneiderte Einlageblätter aus Spezialpapier (Gewicht: 135g/m²). Informationen von den Registern werden mit Bleistift aufgeschrieben, die Inhaltsverzeichnisse kopiert und in das Dossier gelegt.

Das Stadtarchiv bezieht das benötigte Verpackungsmaterial von einem erfahrenen Lieferanten aus dem Kanton Bern, welcher ein umfassendes Sortiment an Schachteln, Mappen und Umschlägen aus archivtauglichen Materialien anbietet.

Bilder 4, 5: Hängeregister oder Bundesordner mit Metall und säurehaltigem Karton werden ersetzt durch Aktenumschläge aus säurefreiem und gepuffertem Papier (Gewicht: 200g/m²). Die Umschläge werden in Klappdeckelschachteln aus robustem, säurefreiem Karton gelagert. Zuglasche und Bändelpaar sorgen dafür, dass die Schachteln fest verschlossen sind und auch nach hundertfachem Öffnen und Wiederverschliessen keine Abnutzungserscheinungen aufweisen.

Bild 6: Immer wieder treffen wir im Archiv auf die unterschiedlichsten Kleinformate. Mappen mit seitlichen Klappen (Jurismappen) sorgen dafür, dass Bilder, Zettel oder kleinformatige Karten nicht aus dem Dossier herausfallen können. Fotos, Glasplatten und Diapositive werden zusätzlich in massgeschneiderte Spezialhüllen (4-Flaps) verpackt.

Grossteil der Kommissionsakten erschlossen

Zu den zentralsten Archivalien in städtischen Archiven gehören Protokolle von städtischen Organen und Gremien. Neben den gemeinhin bekannten Protokollserien von Gemeinderat und Stadtrat gibt es in der Stadt Biel auch noch Akten von zahlreichen Kommissionen – also von Gremien, welche in zahlreichen Aufgabenbereichen die Arbeit von Gemeinderat, Stadtrat und Stadtverwaltung vorbereiten oder begleiten. Einige dieser Gremien sind zwischenzeitlich verschwunden, wie beispielsweise die Schlachthofkommission oder die Strassenbahnkommission. Andere wiederum sind nur temporär gebildet worden um Projekte zu realisieren – etwa die Schulhausbaukommission. Wiederum andere wurden erst im Lauf der Zeit geschaffen oder existieren bis heute – etwa die Geschäftsprüfungskommission oder die Schulkommissionen. Seit kurzem sind die vorhandenen Akten zahlreicher Kommissionen, welche bislang versteckt in verschiedenen Ablieferungen und an unterschiedlichen Standorten lagerten, identifiziert, verzeichnet und für Recherchen zugänglich.

Archivisches Erschliessen – die Hauptarbeit in diesem Projekt

Das Ziel der archivischen Erschliessung ist es, den Zugang zu den Archivalien und ihre Verständlichkeit dauerhaft zu gewährleisten und den Zerfall der Unterlagen (Papier, Fotos, Film, elektronische Dokumente, etc.) zu verlangsamen. Um diese Ziele zu erreichen, sind mehrere Arbeitsschritte notwendig.

Identifizieren und Verzeichnen
Wenn wir Akten zur Bearbeitung in die Hände nehmen, geht es zunächst darum, relevante Angaben über die Dokumente zu erheben: Von welchen Behörden (Aktenbildnern) stammen sie? Welche Tätigkeiten oder welche Geschäfte dokumentieren sie? In welchem Zeitraum sind sie entstanden? Um diese Fragen beantworten zu können, müssen neben den Akten selbst oft weitere Informationsquellen wie beispielsweise die Geschäftsberichte der Stadt beigezogen werden. Für Akten bis ca. 1920 ist es zudem unerlässlich, über Kenntnisse und Praxis im Lesen alter Handschriften zu verfügen, um deren Inhalte zu verstehen.

Bewerten und vernichten
Sind die Unterlagen einmal identifiziert, werden sie hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit bewertet. Unterlagen, die aufgrund rechtlich-administrativer oder historisch-sozialwissenschaftlicher Kriterien nicht aufbewahrt werden müssen oder dürfen, werden vernichtet. Die Resultate dieser Bewertung werden begründet und protokolliert. Auf diese Weise können spätere Generationen nachvollziehen, welche Unterlagen ursprünglich überhaupt vorhanden waren und welche warum vernichtet worden sind.

Ordnen und Strukturieren
Die verbleibenden archivwürdigen Unterlagen werden nun für die langfristige Aufbewahrung vorbereitet. Dokumente zu einem Geschäft werden zu einem Dossier zusammengefasst, alle Dossiers eines Aktenbildners zu einem bestimmten Zeitraum bilden einen Bestand. Die Bestände werden in einer hierarchisch geordneten Übersicht (Archivplan) platziert. Dieser Archivplan kann als Inhaltsverzeichnis betrachtet werden, das die Orientierung in der grossen Menge an Beständen erleichtert. Dossiers und Bestände erhalten darüber hinaus eindeutige Identifikatoren (Signaturen), damit ihre rasche und zuverlässige Auffindbarkeit stets gesichert ist.

Konservieren
Alle Trägermaterialien unterliegen einem Zerfallsprozess. Um diesen zu verlangsamen, entfernen wir Materialien, welche die Akten schädigen (z.B. Gummibänder, Plastik, Metall, Post-it-Zettel). Wo nötig, reinigen wir zudem die Unterlagen, um Schimmelbefall vorzubeugen. Schliesslich verpacken wir die Akten sorgfältig in alterungsbeständige Umschläge und Schachteln.

Zugänglich machen
Am Schluss des Erschliessungsprozesses werden die Verzeichnungsdaten in das elektronische Archivinformationssystem (AIS) des Stadtarchivs eingespiesen. So entsteht ein Archivkatalog, welcher nicht nur die Recherche in den Beständen ermöglicht, sondern auch die Entstehungszusammenhänge der im Archiv aufbewahrten Akten dokumentiert.
Sie stehen dann der Stadtverwaltung und einer breiten Öffentlichkeit für Recherchen zur Verfügung.

A propos – analog oder digital?
In Zeiten von Industrie 4.0 und Digitalisierung stellt sich die Frage, welche Unterschiede denn zwischen digitaler und analoger Archivierung bestehen. Tatsächlich sind die Unterschiede erstaunlich klein. Auch digitale Unterlagen (z.B. PDF-Dateien, Tabellenkalkulationen, E-Mails) müssen identifiziert, bewertet (und ev. vernichtet), strukturiert und zugänglich gemacht werden. Natürlich entfällt bei elektronischen Unterlagen das Entfernen von Plastik, Metall und Schimmelpilz. Jedoch durchlaufen auch e-Dokumente einen Prozess der Konservierung. Sämtliche Daten müssen nämlich in archivfähige Dateiformate konvertiert und ihre Lesbarkeit muss periodisch überprüft werden.

Vom Projektieren und Planen

Beim Archivieren ist es wie beim Bauen: Kein Bauen ohne Planen – keine Baumaschine fährt auf, bevor nicht Pläne gezeichnet und Berechnungen angestellt sind. Auch die Ordnung und Erschliessung eines Archivs beginnt daher nicht mit der Arbeit am Einzeldokument. Zuerst muss ermittelt werden, von welchen Verwaltungsstellen (oder Unternehmungen) welche Dokumente stammen und welche Tätigkeiten und Zeiträume sie repräsentieren. Mit diesen Informationen können dann die Dokumente zu Gruppen, also Archivbeständen, Serien und Dossiers geordnet werden. Und erst dann beginnt die Arbeit des Verpackens, Beschriftens und Verzeichnens im Archivinformationssystem des Stadtarchivs.

Zur Unterstützung dieser Arbeiten hat AREDIS eigens eine Projektdatenbank programmiert. Sie erlaubt es, die zahlreichen in den Magazinen verstreuten Einzelstücke in grössere Einheiten zu fassen und notwendige Begleitinformationen zu hinterlegen. Zusammen mit dem Stadtarchiv werden darauf basierend auch die Bearbeitungsprioritäten definiert.