Blog de projet

L’organisation et la logistique font partie des tâches récurrentes dans un service d’archives. Et cela est particulièrement vrai pour les Archives municipales de Bienne, où les documents sont répartis sur plusieurs sites, géographiquement séparés les uns des autres. Aucun des cinq dépôts n’offre des conditions de travail satisfaisantes pour ce qui est de l’inventaire et du conditionnement des documents à archiver. Manque de place, lumière du jour insuffisante et températures en baisse dans les dépôts non chauffés ne permettent pas d’y travailler très longtemps durant les mois d’hiver. C’est pourquoi les documents qui se trouvent dans ces locaux au sous-sol sont transportés jusqu’à la salle de lecture des Archives municipales en vue de leur traitement. Cela coûte de l’énergie et du temps et signifie aussi que les utilisatrices et utilisateurs n’ont plus qu’un accès limité à la salle de lecture. Toutefois, le gain d’efficacité justifie cette charge de travail supplémentaire et les restrictions d’utilisation.

Une fois entièrement traités, les fonds doivent à nouveau être répartis entre les différents dépôts. Nous veillons alors à remplir les étagères de la manière la plus optimale possible et à stocker les fonds les plus consultés dans le site principal. C’est pourquoi, en dehors des ordinateurs et des crayons, les caisses, planches à roulettes, véhicules et rampes de chargement sont des incontournables de notre métier.

Grâce à leur description, on peut rechercher de manière systématique des documents indexés. Des dossiers ainsi consultables systématiquement accroissent la probabilité de trouver des informations sur un sujet, un lieu et autres semblables dans des fonds d’archives volumineux et diversifiés. C’est ainsi qu’un sujet peut être étudié selon diverses perspectives. En outre, des sujets inattendus peuvent être trouvés lors de la recherche.

Avec l’avancement du projet, la part de dossiers consultables systématiquement s’accroît. Les archives de la police biennoise sont ainsi venues s’ajouter récemment aux dossiers de nombreuses commissions et du domaine des constructions.

L’exemple suivant d’une recherche de documents portant sur une rue illustre cela clairement: une recherche dans les champs «titre» et «contenu» avec le terme «rue de Madretsch» aboutit au total à 15 résultats dans 7 fonds.

• 4 dossiers dans le fonds «Office du génie civil»
• 3 dossiers dans le fonds «Département des Constructions»
• 3 dossiers dans le fonds «Direction des Travaux publics»
• 2 dossiers dans le fonds «Espaces verts»
• 1 dossier dans le fonds «Inspection de police»
• 1 dossier dans le fonds «Commission des contributions routières»
• 1 dossier dans le fonds des cartes postales «Collection Vuille»

Hormis les aspects en termes de planification et de construction de routes et d’infrastructures y afférentes, les dossiers des Archives municipales renseignent également sur les fermetures, les interdictions et les questions de bruit concernant les différents axes routiers.

Depuis peu, 35 mètres linéaires d’archives issues des domaines des travaux publics et des infrastructures sont disponibles aux Archives municipales. Destinés à la recherche et à la consultation, les dossiers proviennent des anciennes unités administratives de l’Office du génie civil, du Département des constructions, de la Direction des travaux publics, du Département de l’urbanisme, de la Commission des contributions routières et des Espaces verts et cimetières et couvrent l’ensemble du XX^e siècle. Ils contiennent également des documents datant des débuts de l’Administration municipale des constructions au XIX^e siècle et d’autres relatifs aux transports publics municipaux.

Une étape majeure du projet a été franchie dans la mesure où un pan essentiel des Archives municipales est désormais disponible. Notre expérience a montré que ces documents font souvent l’objet de demandes, tant de la part de l’Administration municipale que de la recherche ou du grand public.

La standardisation des poubelles et des camions à ordures développée par Jakob Ochsner en 1904 a eu une influence majeure sur l’élimination des déchets dans les villes. Le «Système Ochsner» a été utilisé dans de nombreuses villes suisses jusqu’aux années septante. Les poubelles standardisées – équipées de couvercles dès 1920, brevetées à partir de 1930 et portant l’inscription «Brevet Ochsner» – devaient être utilisées par tous les ménages pour permettre une vidange efficace avec des véhicules spéciaux à chargement latéral. Un dossier du fonds Direction des travaux publics 1918-2013 documente les règlements, précautions et acquisitions nécessaires à cet effet à Bienne.

Le Règlement municipal du 20 juillet 1915 sur la collecte des ordures ménagères stipulait déjà: «Pour des raisons d’hygiène, des véhicules de collecte des ordures ménagères couverts munis de conteneurs spécialement conçus sont introduits pour collecter les ordures ménagères sans émettre de poussière»*. Cependant, l’introduction de ces véhicules a été retardée à cause de la guerre.

En 1932, un arrêté du Conseil de ville prévoyait l’acquisition d’un système motorisé de collecte des ordures avec wagons et bennes selon le système Ochsner. Celle-ci a tout d’abord échoué en raison de difficultés financières, avant que le système ne soit introduit en 1935, mais avec des voitures tirées par des chevaux pour des raisons de coût. Les véhicules motorisés ont finalement fait leur apparition dès 1952.

Le Règlement municipal du 20 juillet 1915 sur la collecte des ordures ménagères stipulait déjà: «Pour des raisons d’hygiène, des véhicules de collecte des ordures ménagères couverts munis de conteneurs spécialement conçus sont introduits pour collecter les ordures ménagères sans émettre de poussière»*. Cependant, l’introduction de ces véhicules a été retardée à cause de la guerre. En 1932, un arrêté du Conseil de ville prévoyait l’acquisition d’un système motorisé de collecte des ordures avec wagons et bennes selon le système Ochsner. Celle-ci a tout d’abord échoué en raison de difficultés financières, avant que le système ne soit introduit en 1935, mais avec des voitures tirées par des chevaux pour des raisons de coût. Les véhicules motorisés ont finalement fait leur apparition dès 1952.

Images 1 et 2: Du cheval au moteur: en 1935 la Ville décide l’acquisition de véhicules à ordures tirés par des chevaux. Dès 1952, des véhicules industriels motorisés ont été introduits pour la collecte des ordures.

Le recyclage durant la guerre

Dans une loi de 1940, la Suisse a rendu obligatoires dans tout le pays les collectes publiques de matériaux et de déchets recyclables. La Ville de Bienne a entre autres organisé la collecte des déchets de cuisine. En périphérie, dans les quartiers de Mâche, Madretsch et Boujean, les matériaux usagés et les déchets étaient collectés par des éleveurs de porcs. Dans le reste de la ville, cette tâche incombait à des collecteurs et collectrices agréés par la Ville de Bienne.

Image 3: Photo prise lors de la première collecte le 2 décembre 1940: «La poubelle d’une ménagère est en train d’être vidée. Cette dernière suit avec intérêt la collecte des déchets de cuisine derrière le véhicule Ochsner.»*

Sources:

• Dossier: Sammlung und Entsorgung von Altstoffen und Abfällen, Kanalisation, Kläranlage, Industrieabwasserentsorgung, dans: Archives municipales de Bienne, fonds AB.42 Direction des travaux publics 1918-2013.
• DHS, article: Ochsner https://beta.hls-dhs-dss.ch/Articles/046514/?language=fr
• DHS, article: Déchets https://beta.hls-dhs-dss.ch/Articles/007862/?language=fr

* Textes traduits de l’allemand

Les archives doivent conserver les documents de façon permanente et garantir leur lisibilité à long terme. Dans ce contexte, les éléments d’emballage sont soumis à des exigences très particulières. Les classeurs fédéraux, les chemises en plastique, les répertoires de dossiers, les transparents et bien d’autres matériaux utilisés quotidiennement dans les bureaux pour organiser et structurer les documents papier contiennent des substances qui ne sont pas résistantes ou qui, au fil du temps, endommagent les documents papier. Les acides qui dégradent le papier, les métaux qui rouillent et les plastifiants font partie des «ennemis naturels» des archives. Cependant, ce matériel de bureau est important pour l’organisation des documents, car il permet de retracer des relations d’affaires ou aide à structurer des séries de documents. Il n’est pas rare que des informations pertinentes et essentielles à la compréhension des documents y soient inscrites.

Image 1: La quasi-totalité des emballages de documents ne se prête pas à un archivage à long terme et doit donc être supprimée ou remplacée lors du traitement archivistique.

Durant le traitement archivistique, tous les matériaux qui endommagent le papier sont retirés et détruits. Pour maintenir leur fonction de classement et de description, ils sont remplacés par des matériaux particulièrement résistants à faibles émissions et avec tampon alcalin. Ces matériaux remplissent les normes de résistance au vieillissement du papier, du carton et du carton multicouches (DIN ISO 9706, DIN ISO 16245).

Le reconditionnement prend souvent beaucoup de temps. Certains dossiers nécessitent plusieurs sous-étapes ainsi que le recours à différents matériaux d’emballage. Les trombones, par exemple, doivent être retirés. Les registres en plastique doivent être remplacés par des registres en papier et les chemises en plastique par des enveloppes. En outre, si le dossier contient des photographies ou des transparents, les photos sont placées dans des pochettes spéciales et les transparents doivent être copiés sur papier. Si le matériel retiré contient des informations importantes, deux démarches sont possibles: soit le support est copié et joint au dossier, soit les informations sont reproduites manuellement sur le nouvel emballage. Ainsi, l’inventaire d’un seul dossier peut prendre plusieurs minutes, uniquement pour le reconditionnement des documents.

Images 2, 3: Les index de dossiers en plastique qui divisent les classeurs ou les chemises en différentes unités comportent souvent d’importantes informations: nous les remplaçons par des intercalaires sur mesure en papier spécial (poids: 135g/m²). Les informations figurant sur les registres sont inscrites au crayon gris, les tables des matières sont copiées et placées dans le dossier.

Les Archives municipales se procurent le matériel d’emballage nécessaire auprès d’un fournisseur expérimenté dans le canton de Berne, qui propose une gamme complète de boîtes, chemises et enveloppes dans des matériaux adaptés à l’archivage.

Images 4, 5: Les dossiers suspendus ou les classeurs fédéraux composés de métal et de carton acide sont remplacés par des enveloppes en papier sans acide et tamponné (poids: 200g/m²). Les enveloppes sont stockées dans des boîtes à couvercle rabattable en carton robuste et sans acide. Des tirettes et une paire de sangles assurent que les cartons restent bien fermés et ne montrent aucun signe d’usure même après avoir été ouverts et refermés des centaines de fois.

Image 6: Dans les archives, nous trouvons toujours une grande variété de petits formats. Les chemises à rabats latéraux empêchent que des images, des notes ou des cartes de petit format ne tombent du dossier. Les photos, les plaques de verre et les diapositives sont, en outre, emballées dans des pochettes spéciales sur mesure (4 rabats).

Les procès-verbaux des organes municipaux constituent les principaux documents conservés aux Archives municipales. En dehors des séries de procès-verbaux du Conseil municipal et du Conseil de ville, qui sont bien connues, la Ville de Bienne compte un très grand nombre de documents provenant de commissions diverses, c’est-à-dire d’organes qui ont pour but de préparer ou d’encadrer le travail de l’Exécutif, du Législatif et de l’Administration municipale dans de nombreux domaines. Certains de ces organes ont entretemps disparu, comme la commission des abattoirs ou celle du tramway. D’autres n’ont été constituées que temporairement dans le but de réaliser des projets spécifiques, telle la commission des constructions scolaires. Enfin, d’autres encore sont apparues au fil du temps et existent encore. C’est le cas de la Commission de gestion ou des commissions scolaires. Depuis peu, les documents de nombreuses commissions, qui se cachaient dans différents versements et étaient stockés à divers endroits, ont été identifiés, répertoriés et rendus accessibles pour les recherches.

Le traitement archivistique a pour but de garantir à long terme l’accès aux fonds d’archives, d’en assurer la compréhension et de ralentir la dégradation des documents (papier, photos, films, documents électroniques, etc.). Ce travail se réalise en plusieurs étapes.

Identifier et répertorier
Lorsque nous recevons des documents à traiter, il faut tout d’abord collecter les informations pertinentes à leur sujet: de quelle autorité (productrice de documents) proviennent-ils ? Quelles activités ou quelles affaires documentent-ils ? Sur quel laps de temps ont-ils vu le jour ? Pour répondre à ces questions, il faut souvent aussi s’appuyer sur d’autres sources d’informations, comme par exemple les rapports de gestion de la Ville de Bienne. De plus, il est indispensable d’avoir appris et d’être habitué à lire les écritures manuscrites anciennes, pour déchiffrer et comprendre le contenu des actes antérieures aux années 1920.

Évaluer et détruire
Une fois les documents identifiés, il est nécessaire d’en déterminer la valeur archivistique. Le cas échéant, il faut détruire les documents qui ne doivent ou ne peuvent pas être conservés en fonction de critères juridiques et administratifs ainsi que de considérations historiques et sociales. Les résultats de cette évaluation sont motivés et inscrits dans un procès-verbal. Cela permettra aux générations futures de comprendre quels documents existaient à l’origine et lesquels ont été détruits et pour quelle raison.

Classer et structurer
Les documents restants – qui ont une valeur archivistique – sont préparés en vue de leur conservation à long terme. Les documents qui concernent une seule et même affaire sont regroupés dans un dossier; tous les dossiers d’une entité productrice de documents sur une période déterminée constituent un fonds d’archives. Ceux-ci sont placés dans un système hiérarchique (plan d’archivage). On peut considérer ce plan d’archivage comme une table des matières qui permet de s’orienter dans une très grande quantité de fonds. Les dossiers et les fonds reçoivent, en outre, des identifiants univoques (cotes) qui assurent une recherche rapide et fiable.

Conserver
Tous les supports se détériorent avec le temps. Pour ralentir ce processus, nous retirons tous les matériaux qui endommagent les documents (p. ex. élastique, plastique, métal, post-it). Si nécessaire, nous nettoyons aussi les documents pour prévenir les moisissures. Enfin, nous les rangeons soigneusement dans des chemises en papier et des boîtes en carton qui résistent au vieillissement.

Assurer l’accès aux archives
Le traitement archivistique se termine par le versement des données de description dans le système d’information archivistique des Archives municipales. Il en résulte un catalogue d’archives qui non seulement permet d’effectuer des recherches dans les fonds, mais aussi de documenter les circonstances qui ont mené à la création des documents conservés.
Ils sont mis à la disposition de l’Administration municipale et d’un large public en vue de recherches.

À propos: quelle différence entre analogique et numérique ?
À l’heure de l’industrie 4.0 et de la numérisation des services, on peut se demander s’il existe des différences entre archivage analogique et archivage numérique ? À vrai dire, elles sont minimes. Les documents numériques (p. ex. documents PDF, tableau Excel, courriels) doivent aussi être identifiés, évalués (et éventuellement détruits), structurés et rendus accessibles. Évidemment, pas besoin de retirer les pièces plastiques, les objets métalliques et les moisissures dans le cas de documents électroniques. Il n’empêche que les e-documents suivent un processus de conservation. Il faut convertir toutes les données dans un format archivable et vérifier périodiquement qu’on peut les lire.