Le traitement archivistique a pour but de garantir à long terme l’accès aux fonds d’archives, d’en assurer la compréhension et de ralentir la dégradation des documents (papier, photos, films, documents électroniques, etc.). Ce travail se réalise en plusieurs étapes.
Identifier et répertorier
Lorsque nous recevons des documents à traiter, il faut tout d’abord collecter les informations pertinentes à leur sujet: de quelle autorité (productrice de documents) proviennent-ils ? Quelles activités ou quelles affaires documentent-ils ? Sur quel laps de temps ont-ils vu le jour ? Pour répondre à ces questions, il faut souvent aussi s’appuyer sur d’autres sources d’informations, comme par exemple les rapports de gestion de la Ville de Bienne. De plus, il est indispensable d’avoir appris et d’être habitué à lire les écritures manuscrites anciennes, pour déchiffrer et comprendre le contenu des actes antérieures aux années 1920.
Évaluer et détruire
Une fois les documents identifiés, il est nécessaire d’en déterminer la valeur archivistique. Le cas échéant, il faut détruire les documents qui ne doivent ou ne peuvent pas être conservés en fonction de critères juridiques et administratifs ainsi que de considérations historiques et sociales. Les résultats de cette évaluation sont motivés et inscrits dans un procès-verbal. Cela permettra aux générations futures de comprendre quels documents existaient à l’origine et lesquels ont été détruits et pour quelle raison.
Classer et structurer
Les documents restants – qui ont une valeur archivistique – sont préparés en vue de leur conservation à long terme. Les documents qui concernent une seule et même affaire sont regroupés dans un dossier; tous les dossiers d’une entité productrice de documents sur une période déterminée constituent un fonds d’archives. Ceux-ci sont placés dans un système hiérarchique (plan d’archivage). On peut considérer ce plan d’archivage comme une table des matières qui permet de s’orienter dans une très grande quantité de fonds. Les dossiers et les fonds reçoivent, en outre, des identifiants univoques (cotes) qui assurent une recherche rapide et fiable.
Conserver
Tous les supports se détériorent avec le temps. Pour ralentir ce processus, nous retirons tous les matériaux qui endommagent les documents (p. ex. élastique, plastique, métal, post-it). Si nécessaire, nous nettoyons aussi les documents pour prévenir les moisissures. Enfin, nous les rangeons soigneusement dans des chemises en papier et des boîtes en carton qui résistent au vieillissement.
Assurer l’accès aux archives
Le traitement archivistique se termine par le versement des données de description dans le système d’information archivistique des Archives municipales. Il en résulte un catalogue d’archives qui non seulement permet d’effectuer des recherches dans les fonds, mais aussi de documenter les circonstances qui ont mené à la création des documents conservés.
Ils sont mis à la disposition de l’Administration municipale et d’un large public en vue de recherches.
À propos: quelle différence entre analogique et numérique ?
À l’heure de l’industrie 4.0 et de la numérisation des services, on peut se demander s’il existe des différences entre archivage analogique et archivage numérique ? À vrai dire, elles sont minimes. Les documents numériques (p. ex. documents PDF, tableau Excel, courriels) doivent aussi être identifiés, évalués (et éventuellement détruits), structurés et rendus accessibles. Évidemment, pas besoin de retirer les pièces plastiques, les objets métalliques et les moisissures dans le cas de documents électroniques. Il n’empêche que les e-documents suivent un processus de conservation. Il faut convertir toutes les données dans un format archivable et vérifier périodiquement qu’on peut les lire.