L’archivage s’apparente à la construction : pas de construction sans planification ; les machines de chantier ne démarrent pas avant que les plans aient été dessinés et les calculs bouclés. De la même façon, le classement et l’inventaire d’archives ne commencent pas en travaillant sur des documents isolés. Il faut tout d’abord déterminer de quel service administratif (ou de quelle entreprise) proviennent les documents ainsi que l’activité et la période à laquelle ils appartiennent. Ces informations permettent ensuite de classer les documents en groupes, donc en fonds d’archives, en séries et en dossiers. C’est seulement à partir de là que le travail de conditionnement, d’étiquetage et d’inventorisation dans la base de données des Archives municipales peut commencer.
Pour rendre cette tâche plus aisée, AREDIS a développé elle-même une base de données destinée au projet. Celle-ci permet de regrouper les nombreuses pièces d’archives disséminées dans les dépôts en plus grandes unités et de les accompagner d’informations utiles. Elle sert de base pour définir en commun accord avec les Archives municipales les priorités de traitement des archives.
