Ébauche et planification

L’archivage s’apparente à la construction : pas de construction sans planification ; les machines de chantier ne démarrent pas avant que les plans aient été dessinés et les calculs bouclés. De la même façon, le classement et l’inventaire d’archives ne commencent pas en travaillant sur des documents isolés. Il faut tout d’abord déterminer de quel service administratif (ou de quelle entreprise) proviennent les documents ainsi que l’activité et la période à laquelle ils appartiennent. Ces informations permettent ensuite de classer les documents en groupes, donc en fonds d’archives, en séries et en dossiers. C’est seulement à partir de là que le travail de conditionnement, d’étiquetage et d’inventorisation dans la base de données des Archives municipales peut commencer.

Pour rendre cette tâche plus aisée, AREDIS a développé elle-même une base de données destinée au projet. Celle-ci permet de regrouper les nombreuses pièces d’archives disséminées dans les dépôts en plus grandes unités et de les accompagner d’informations utiles. Elle sert de base pour définir en commun accord avec les Archives municipales les priorités de traitement des archives.

Aide de la protection civile

Le 29 mai 2018, une action de grande envergure a été menée, dans le cadre de laquelle dix civilistes ont déployé une série de précieuses mesures d’urgence dans les dépôts. Surchargé, le dépôt 3 n’offrait jusqu’alors aucune vue d’ensemble. Il était de surcroît difficile d’y accéder, de nombreuses archives étant entreposées dans des cartons de déménagement à même le sol. Un premier débroussaillage a été possible grâce au concours des civilistes :

• Désormais toutes les allées entre les rayonnages sont bien dégagées et sont même, pour certaines, accessibles avec un chariot.
• Tous les documents provenant de services de l’Administration ont été retirés des cartons de déménagement et placés dans les étagères. Ces documents sont plus facilement identifiables ce qui permet de décider de la suite des opérations.
• En cas de dégâts causés par des éléments naturels, il est désormais possible de procéder beaucoup plus rapidement à des évacuations.

Début des travaux

Les travaux ont commencé par l’identification du patrimoine présent dans les dépôts des Archives municipales. Pour en obtenir une vue d’ensemble, tous les documents d’archives doivent être examinés, de la petite archive d’origine privée aux volumineuses séries de dossiers provenant des services municipaux. Il s’agit de passer au crible plus d’un kilomètre linéaire de documents en fonction des points suivants :

• Vérification de l’emplacement et de la désignation des documents déjà inventoriés
• Si nécessaire: mention du volume et de la période
• Identification de la valeur archivistique des documents