Les archives doivent conserver les documents de façon permanente et garantir leur lisibilité à long terme. Dans ce contexte, les éléments d’emballage sont soumis à des exigences très particulières. Les classeurs fédéraux, les chemises en plastique, les répertoires de dossiers, les transparents et bien d’autres matériaux utilisés quotidiennement dans les bureaux pour organiser et structurer les documents papier contiennent des substances qui ne sont pas résistantes ou qui, au fil du temps, endommagent les documents papier. Les acides qui dégradent le papier, les métaux qui rouillent et les plastifiants font partie des «ennemis naturels» des archives. Cependant, ce matériel de bureau est important pour l’organisation des documents, car il permet de retracer des relations d’affaires ou aide à structurer des séries de documents. Il n’est pas rare que des informations pertinentes et essentielles à la compréhension des documents y soient inscrites.
Image 1: La quasi-totalité des emballages de documents ne se prête pas à un archivage à long terme et doit donc être supprimée ou remplacée lors du traitement archivistique.
Durant le traitement archivistique, tous les matériaux qui endommagent le papier sont retirés et détruits. Pour maintenir leur fonction de classement et de description, ils sont remplacés par des matériaux particulièrement résistants à faibles émissions et avec tampon alcalin. Ces matériaux remplissent les normes de résistance au vieillissement du papier, du carton et du carton multicouches (DIN ISO 9706, DIN ISO 16245).
Le reconditionnement prend souvent beaucoup de temps. Certains dossiers nécessitent plusieurs sous-étapes ainsi que le recours à différents matériaux d’emballage. Les trombones, par exemple, doivent être retirés. Les registres en plastique doivent être remplacés par des registres en papier et les chemises en plastique par des enveloppes. En outre, si le dossier contient des photographies ou des transparents, les photos sont placées dans des pochettes spéciales et les transparents doivent être copiés sur papier. Si le matériel retiré contient des informations importantes, deux démarches sont possibles: soit le support est copié et joint au dossier, soit les informations sont reproduites manuellement sur le nouvel emballage. Ainsi, l’inventaire d’un seul dossier peut prendre plusieurs minutes, uniquement pour le reconditionnement des documents.
Images 2, 3: Les index de dossiers en plastique qui divisent les classeurs ou les chemises en différentes unités comportent souvent d’importantes informations: nous les remplaçons par des intercalaires sur mesure en papier spécial (poids: 135g/m²). Les informations figurant sur les registres sont inscrites au crayon gris, les tables des matières sont copiées et placées dans le dossier.
Les Archives municipales se procurent le matériel d’emballage nécessaire auprès d’un fournisseur expérimenté dans le canton de Berne, qui propose une gamme complète de boîtes, chemises et enveloppes dans des matériaux adaptés à l’archivage.
Images 4, 5: Les dossiers suspendus ou les classeurs fédéraux composés de métal et de carton acide sont remplacés par des enveloppes en papier sans acide et tamponné (poids: 200g/m²). Les enveloppes sont stockées dans des boîtes à couvercle rabattable en carton robuste et sans acide. Des tirettes et une paire de sangles assurent que les cartons restent bien fermés et ne montrent aucun signe d’usure même après avoir été ouverts et refermés des centaines de fois.
Image 6: Dans les archives, nous trouvons toujours une grande variété de petits formats. Les chemises à rabats latéraux empêchent que des images, des notes ou des cartes de petit format ne tombent du dossier. Les photos, les plaques de verre et les diapositives sont, en outre, emballées dans des pochettes spéciales sur mesure (4 rabats).