Beim Archivieren ist es wie beim Bauen: Kein Bauen ohne Planen – keine Baumaschine fährt auf, bevor nicht Pläne gezeichnet und Berechnungen angestellt sind. Auch die Ordnung und Erschliessung eines Archivs beginnt daher nicht mit der Arbeit am Einzeldokument. Zuerst muss ermittelt werden, von welchen Verwaltungsstellen (oder Unternehmungen) welche Dokumente stammen und welche Tätigkeiten und Zeiträume sie repräsentieren. Mit diesen Informationen können dann die Dokumente zu Gruppen, also Archivbeständen, Serien und Dossiers geordnet werden. Und erst dann beginnt die Arbeit des Verpackens, Beschriftens und Verzeichnens im Archivinformationssystem des Stadtarchivs.
Zur Unterstützung dieser Arbeiten hat AREDIS eigens eine Projektdatenbank programmiert. Sie erlaubt es, die zahlreichen in den Magazinen verstreuten Einzelstücke in grössere Einheiten zu fassen und notwendige Begleitinformationen zu hinterlegen. Zusammen mit dem Stadtarchiv werden darauf basierend auch die Bearbeitungsprioritäten definiert.
