Vom Bewerten und Vernichten

Ohne Vergessen keine Erinnerung: Nur wer vergisst, kann Ordnung in seine Erinnerungen bringen. Dieses Bonmot gilt in besonderem Masse für Archive, denn im Gegensatz zum menschlichen Gedächtnis sollten sie Erinnerungen auf ewig bewahren. Archive können aber nur dann gebildet und gepflegt werden, wenn – in Analogie zum Vergessen – auch vernichtet wird.

Das Vernichten von Dokumenten ist jedoch nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn es gilt, oftmals schwierige (und irreversible) Entscheidungen zu treffen. Wir Archivfachleute sprechen vom «Bewerten». Es gibt rechtliche Aufbewahrungspflichten, die einzuhalten sind und es existieren Dokumentationsinteressen der städtischen Verwaltungsstellen, die berücksichtigt werden müssen. Es gilt, unterschiedlichste und sich im Laufe der Zeit ändernde Forschungsinteressen zu befriedigen. Akteneinsichtsrechte der Bürgerinnen und Bürger sind ebenso zu erfüllen wie dem Datenschutz gerecht werden muss. Zu guter Letzt gilt es auch, mit dem knappen Platzangebot in den Magazinräumen haushälterisch umzugehen.


Bild 1: Kassationsbericht der Akten des Polizei-Inspektorats. Jede Aktenvernichtung wird dokumentiert und begründet.

Ist ein Bewertungsentscheid gefasst, wird dieser in einem Bericht verschriftlicht. Denn Transparenz und Nachvollziehbarkeit gelten auch für Archive: Sie müssen der Nachwelt dokumentieren, welche Unterlagen zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund vernichtet worden sind. Erst jetzt werden die Unterlagen vernichtet, d.h. direkt in Kehrichtverbrennung gefahren, damit keine vertraulichen Informationen unkontrolliert in die Öffentlichkeit gelangen können. Diesen Prozess der kontrollierten und dokumentierten Vernichtung von Unterlagen nennen die Archivarinnen und Archivare «Kassation».

Im bisherigen Verlauf dieses Projekts wurden in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv Biel bereits rund 54 Laufmeter – oder 109 Umzugskisten mit Akten für nicht archivwürdig bewertet und entsorgt.

Bild 2: Zum Abtransport in die Kehrichtverbrennung bereitstehende Kisten im Magazin 3 des Stadtarchivs.