Archive müssen ihre Unterlagen dauerhaft aufbewahren und deren Lesbarkeit auch langfristig garantieren. In diesem Zusammenhang stellen sich ganz besondere Anforderungen an das Verpackungsmaterial. Bundesordner, Plastikmäppchen, Ordnerregister, Transparentfolien und viele der übrigen Materialien, welche in Büros tagtäglich zur Ordnung und Strukturierung von Papierunterlagen benutzt werden, enthalten Stoffe, die entweder nicht beständig sind oder die Papierdokumente langfristig schädigen. Säure, die Papier abbaut, Metalle, die rosten und die in Plastik vorhandenen Weichmacher sind einige der «natürlichen» Feinde von Archivalien. Für die Ordnung der Unterlagen sind diese Büromaterialien allerdings wichtig, dokumentieren sie doch Geschäftszusammenhänge oder helfen Unterlagenserien zu strukturieren. Nicht selten sind auf ihnen zudem relevante Informationen verschriftlicht, welche für das Verständnis der Dokumente unerlässlich sind.
Bild 1: Fast alle gängigen Verpackungen von Unterlagen sind für die Langzeitarchivierung nicht tauglich und müssen deshalb beim Erschliessen der Archivalien entfernt und ersetzt werden.
Im Zuge der Erschliessung werden alle papierschädigenden Materialien aus dem Archivgut entfernt und vernichtet. Um ihre Ordnungs- und Beschreibungsfunktion zu erhalten, werden sie durch schadstoffarme, alkalisch gepufferte und besonders beständige Materialien ersetzt. Diese erfüllen die Normen für Alterungsbeständigkeit von Papier, Karton und Pappe (DIN ISO 9706, DIN ISO 16245).
Das Neuverpacken ist häufig sehr aufwändig. Bei einigen Dossiers sind dazu mehrere Teilschritte notwendig und es kommen verschiedene Verpackungsmaterialien zum Einsatz. Kunststoffregister müssen beispielsweise durch Papierregister ersetzt werden, die Büroklammern sind zu entfernen und Plastikmäppchen werden gegen Umschläge ausgetauscht. Enthält das Dossier zudem noch Fotos oder Präsentationsfolien, so werden erstere in spezielle Fototaschen verpackt, während zweitere auf Papier umkopiert werden müssen. Enthält das entfernte Material wichtige Informationen, wird dieses entweder kopiert und beigelegt oder die Informationen werden von Hand auf das neue Verpackungsmaterial geschrieben. So kann bei der Erschliessung eines einzelnen Dossiers nur schon das Umverpacken der Unterlagen mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
Bilder 2, 3: Plastik-Ordnerregister unterteilen Ordner oder Mappen in unterschiedliche Einheiten und enthalten oftmals wichtige Informationen: Wir ersetzen sie durch massgeschneiderte Einlageblätter aus Spezialpapier (Gewicht: 135g/m²). Informationen von den Registern werden mit Bleistift aufgeschrieben, die Inhaltsverzeichnisse kopiert und in das Dossier gelegt.
Das Stadtarchiv bezieht das benötigte Verpackungsmaterial von einem erfahrenen Lieferanten aus dem Kanton Bern, welcher ein umfassendes Sortiment an Schachteln, Mappen und Umschlägen aus archivtauglichen Materialien anbietet.
Bilder 4, 5: Hängeregister oder Bundesordner mit Metall und säurehaltigem Karton werden ersetzt durch Aktenumschläge aus säurefreiem und gepuffertem Papier (Gewicht: 200g/m²). Die Umschläge werden in Klappdeckelschachteln aus robustem, säurefreiem Karton gelagert. Zuglasche und Bändelpaar sorgen dafür, dass die Schachteln fest verschlossen sind und auch nach hundertfachem Öffnen und Wiederverschliessen keine Abnutzungserscheinungen aufweisen.
Bild 6: Immer wieder treffen wir im Archiv auf die unterschiedlichsten Kleinformate. Mappen mit seitlichen Klappen (Jurismappen) sorgen dafür, dass Bilder, Zettel oder kleinformatige Karten nicht aus dem Dossier herausfallen können. Fotos, Glasplatten und Diapositive werden zusätzlich in massgeschneiderte Spezialhüllen (4-Flaps) verpackt.